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ServiceNow Flow Designer: Eine Einführung

Servicenow

Viele Kunden suchen immer nach Neuerungen und Optimierungsmöglichkeiten, um Ihre Prozesse innerhalb ServiceNow besser zu verwalten und zu gestalten. Seit ein paar Jahren gibt es den Flow Designer, und er wird mehr und mehr in produktiven ServiceNow-Instanzen benutzt, weil der Flow Designer einen erleichterten Weg ermöglicht, Anwendungen und Prozesse mit weniger Aufwand und Low- oder No-Code in ServiceNow zu gestalten und zu implementieren. Im Gegensatz zum Legacy Workflow Editor kann man mit dem Flow Designer viel einfacher die Prozesse verstehen und ändern – auch für nicht technische Benutzer. Data Pills (Datenreferenzen) erlauben ebenfalls eine erweiterte Nutzung der Daten ohne Coding. In diesem Blog zeigen wir Ihnen, wie man den Flow Designer benutzt, welche Vorteile es bringt, und welche Neuerungen es diesbezüglich im Quebec Release gibt.

Ein Flow zum Verschicken einer Benachrichtigung beim Anlegen eines neuen Users.

Man erstellt in dem Flow Designer einen „Flow“, der die Prozessdaten und einzelne Aktivitäten enthält und verbindet. Flow Designer wird automatisch in jeder neuen Instanz von ServiceNow aktiviert. D.h. Sie müssen keine neuen Plugins aktivieren, außer Sie brauchen bestimmte Erweiterungen für den Flow Designer, z.B. IntegrationHub.

Vorteile der Flow Designer

  • Prozessverantwortliche und EntwicklerInnen können Prozesse und Flows über eine einzige User Interface erstellen, betreiben und Fehler beheben.
  • Nicht-technische BenutzerInnen können die Trigger, die Aktionen, Inputs und Outputs einfacher durch Natural Language Description verstehen. Sie müssen meistens auch keine Skripte erstellen oder verstehen, um Änderungen vorzunehmen.
  • Es reduziert die Entwicklungskosten durch die Bereitstellung einer Bibliothek mit wiederverwendbaren, Out-of-the-box Flow-Komponenten, wie z.B. Look Up Record, Send Email, Create Task, etc.
  • Es reduziert die Kosten für Upgrades, denn komplexe Skripts werden durch eine Upgrade-sicherer Flow-Logik ersetzt. D.h. auch wenn bestimmte OOB Scripts im Basissystem durch ServiceNow geändert werden, wird der Flow auch funktionieren, anders als beim Scripting.
  • Es kann zur Integration mit externen Instanzen und Anwendungen von erweitert werden. Das benötigt jedoch eine separate Lizenz für IntegrationHub.

Was sind die Eigenschaften von einem Flow?

Ein Flow…

  • automatisiert die Logik einer Anwendung oder eines Prozesses
  • ist eine automatisierte Sequenz von Aktionen, die dann durchgeführt wird, wenn die entsprechende Bedingung erfüllt ist.
  • ist wiederholbar
  • führt bei jeder Ausführung denselben vordefinierten Prozess aus
  • ist nach verschiedenen Benutzer-Rollen anpassbar

Die Aufteilung eines Flows

Flows in ServiceNow Flow Designer bestehen aus:

  • Trigger: Gibt an, wann ein Flow ausgeführt werden soll, z. B. beim Anlegen oder Aktualisieren eines Datensatzes.
  • Actions: Geben an, was ausgeführt werden soll, z. B. einen Feldwert aktualisieren, eine Genehmigung anfordern oder eine E-Mail verschicken.
  • Flow-Logic (optional): Es ermöglicht Flows und Subflows, konditionale oder wiederholbare Aktionen zu definieren, z.B. Schleifen und Entscheidungen.
  • Data Pills: Die Flow-Daten, die durch den Flow erzeugt, gesammelt und verwendet werden. Flows speichern alle gesammelten oder erzeugten Daten als Variablen im Daten-Panel. Jede Variable hat ihre eigene „Pill“, die auf ein Input- oder Output-Feld gezogen werden kann. Data Pills sind sehr einfach identifizierbar und ermöglichen eine bessere Alternative zu Dot-Walking durch den Datensatzbaum im Daten-Panel.

Neue Features von Flow Designer in ServiceNow Quebec Release

Mit dem neuen Quebec Release von ServiceNow wurden neue Features für den Flow Designer hinzugefügt. Einige dieser Features sind u.a.:

  • Der neue, verbesserte und vereinfachte User Interface des Flow Designers ermöglicht den nicht-technischen Benutzern ein schnelles Onboarding.
  • Variablen können jetzt für Flows definiert werden, ähnlich wie bei den ServiceNow Workflow-Scratchpad-Variablen. D.h. mehr Flexibilität bei der Automatisierung!
  • Neue automatisierten Aktionen für den ServiceNow Service Catalog und Change Approval Policies. Man kann also die Genehmigungsregeln als „Change Approval Policy“-Datensatz definieren und durch den Flow Designer ausführen.
  • Neue Funktionen für Data Pills ermöglichen mathematische, wörtliche und logische Transformation von Daten und Variablen, wie z.B. Substring, oder eine Funktion, die einen „Array.String“ basierend auf einem bestimmten Separator, der den eingegebenen String aufteilt, liefert.
  • Flow Vorlagen sind jetzt in App Engine Studio verfügbar. Sie können also eine Vorlage bestimmen und diese in neuen Apps wiederverwenden.
  • Verwalten Sie den Zugriff auf Flow Designer-Funktionen von einer einzigen User Interface Page aus. Bestimmte Funktionen können jetzt also auf eine bestimmte Rolle beschränkt werden, um bessere Verwaltung zu ermöglichen und nur die notwendigen Rechte den Benutzern zu gewähren, um u.a. Missbrauch zu vermeiden.
  • Festlegen von Genehmigungsregeln für Change Requests mit der Aktion „Apply Change Policy“. Damit werden Anpassungen, die man im Modul „Change Approval Policy“ vornimmt und erstellt, auch im Flow Designer zugreifbar und müssen nicht wiederholt werden.

Flow Designer vs. Workflow Editor

ServiceNow Workflow Editor ist die Legacy Drag-and-Drop-Schnittstelle von ServiceNow für die Automatisierung von Prozessen auf der Plattform. Ähnlich wie die Flow Designer’s Aktionen hat der Workflow Editor Aktivitäten, die zusammen verbunden werden können und vom Beginn zum Ende den Prozess definieren. Der Flow Designer hat aber das gleiche Nutzen und Funktionen, ist moderner und wird immer mit neuen Features aktualisiert. Deswegen wird der Flow Designer von ServiceNow empfohlen, den neuen Flow Designer zu benutzen, – und das empfehlen wir auch.

Wenn Sie etwas Neues erstellen, sollten Sie immer mit dem Flow Designer beginnen. Es gibt jedoch ein paar Situationen, wo man trotzdem auf den Workflow angewiesen ist, z.B:

  • Die ServiceNow Instanz läuft auf einer früheren Version als Kingston.
  • Erforderliche Schritte existieren noch nicht im Flow Designer und erfordern nicht unterstützte Protokolle. Es gibt nur eine Handvoll Situationen, auf die dies zutrifft.
  • Sie befinden sich auf einer Instanz vor Orlando und SLA Timer ist erforderlich.

Auch wenn Sie bestimmte Funktionen vom Workflow Editor brauchen, können Sie diese im Flow Designer integrieren durch Funktionen wie „Call a Workflow“, die einen Workflow vom Flow Designer abruft und ihm die Daten weitergibt.

Fazit

Flow Designer ist eine Design-Umgebung, die in der ServiceNow Plattform zur Entwicklung und Verwaltung von Prozessen und Anwendungen verwendet wird. Es bietet Flexibilität, schnelles Onboarding für neue Mitarbeiter, bessere und einfachere Verwaltung und Gestaltung von Prozessen, sowie besseres Upgraden von Instanzen ohne extra Aufwand bei den Anpassungen an. Die Lernkurve beim Flow Designer ist nicht so steil, und es ist ein sehr interessantes Thema für nicht-technische Benutzer und Administratoren, weil es ihnen einen Weg ermöglicht, Anpassungen vorzunehmen, die sonst von Entwicklern gemacht werden müssten.

Wenn Sie Fragen zum Flow Designer haben oder zum Thema ServiceNow weitere Informationen möchten, können Sie sich gerne jederzeit an uns wenden: